Therapieplatzsuche dokumentieren: Suchprotokoll mit Vorlage
Ein Therapieplatz-Suchprotokoll dokumentiert, wann Sie welche Praxis wegen welcher Behandlung kontaktiert haben und welche Antwort Sie erhalten haben. Notieren Sie auch Wartezeiten, angebotene Termine und noch offene Anfragen. Die Übersicht hilft bei Ihrer weiteren Suche und kann einen möglichen Kostenerstattungsantrag nachvollziehbar ergänzen. Eine Vorlage und ausgefüllte Beispiele finden Sie in diesem Artikel. [Q09]
Der Begriff „Absageprotokoll“ ist verbreitet, aber etwas eng: Auch angebotene Sprechstunden, genannte Wartezeiten, Vermittlungsvorschläge und noch offene Anfragen gehören in die Übersicht. Sie müssen nicht jede Rückmeldung zu einer Absage machen.
Welche Angaben gehören in ein Therapieplatz-Suchprotokoll?
Stellen Sie sich vor, eine andere Person liest Ihre Übersicht, ohne Ihre Suche zu kennen. Sie sollte erkennen können, wann Sie welche Praxis wegen welcher Leistung kontaktiert haben und ob daraus ein tatsächliches Behandlungsangebot entstanden ist.
Das Protokoll bewertet nicht selbst, ob die Voraussetzungen einer Kostenerstattung erfüllt sind. Es liefert nachvollziehbare Informationen für die Prüfung. Den Zusammenhang erklärt Kostenerstattung für Psychotherapie: Voraussetzungen, Ablauf und Antrag.
Warum gehört mehr als eine Absagensammlung ins Protokoll?
Eine passende Therapieplatzsuche richtet sich nach Ihrem Behandlungsbedarf. Kontaktieren Sie nicht gezielt offensichtlich ungeeignete Praxen, nur um die Liste zu verlängern. Dokumentieren Sie auch ein vorhandenes Angebot und die tatsächlichen Gründe, falls Sie es nicht wahrnehmen können.
Offene Fragen offenlassen
Eine unbeantwortete Nachricht bedeutet zunächst nur, dass Ihnen noch keine Antwort vorliegt. Verwenden Sie dafür eine eigene Kategorie. Gleiches gilt für eine Website, auf der kein Kapazitätsstatus steht: Daraus lässt sich weder ein freier Platz noch ein Aufnahmestopp ablesen.
Vorlage: So bauen Sie Ihre Suchübersicht auf
Die folgende Übersicht zeigt, welche Angaben für Ihre Suche hilfreich sind. Organisieren Sie Ihre Therapieplatzsuche mit Psykost für Patient:innen. Die Übersicht ist eine Ordnungshilfe, kein amtliches Formular.
| Feld | Beispiel für eine sinnvolle Angabe |
|---|---|
| Praxis und behandelnde Person | Name und Ort; bei Gemeinschaftspraxen die angefragte Person |
| Datum und Kontaktweg | Datum, gegebenenfalls Uhrzeit; Telefon, E-Mail, Portal oder persönliche Auskunft |
| Gesuchte Leistung | Sprechstunde, Probatorik oder Beginn regelmäßiger Psychotherapie |
| Antwortdatum und Ergebnis | Freier Termin, Warteliste, Aufnahmestopp, Absage oder noch offen |
| Genannte Wartezeit | Tatsächliche Auskunft; bei unklarer Prognose „nicht einschätzbar“ |
| Beleg | E-Mail, Nachricht, datierter eigener Gesprächsvermerk oder gespeicherte Statusauskunft |
| Nächster Schritt | Termin bestätigen, Rückfrage stellen oder weiter suchen |
Sie brauchen für das Protokoll nicht in jede Zeile Diagnosen und persönliche Lebensumstände aufzunehmen. Die Suchübersicht und fachliche Behandlungsunterlagen erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Kontaktblatt, offene Schritte und ein ausdrücklich fiktives Beispiel als PDF.
Gesamtes Vorlagenpaket (PDF)Drei Beispiele für nachvollziehbare Einträge
Die folgenden Situationen sind erfunden und zeigen nur, wie sich Ergebnisse unterscheiden lassen.
Beispiel 1: Ausdrückliche Absage
„03.09., telefonische Anfrage bei Praxis Beispiel A in Musterstadt nach einem regelmäßigen Therapieplatz. Auskunft: derzeit keine Behandlungskapazität, keine neue Aufnahme auf die Warteliste. Eigener Gesprächsvermerk am selben Tag erstellt.“
Dieser Eintrag benennt die angefragte Leistung und die konkrete Antwort. Eine geschätzte Wartezeit wird nicht ergänzt, wenn die Praxis keine genannt hat.
Beispiel 2: Sprechstunde möglich, Therapieplatz unklar
„04.09., E-Mail-Anfrage an Praxis Beispiel B. Antwort am 05.09.: Sprechstundentermin am 20.09. möglich. Zur anschließenden regelmäßigen Behandlung derzeit keine Zusage. Antwort gespeichert; Sprechstunde angenommen.“
Hier wäre „Absage“ allein ungenau. Es gibt ein Angebot zur Abklärung, aber noch keinen zugesagten fortlaufenden Behandlungsplatz.
Beispiel 3: Noch keine Antwort
„05.09., Anfrage über das Kontaktformular von Praxis Beispiel C. Bis zum 08.09. keine Rückmeldung. Status: offen. Kontaktzeiten der Praxis prüfen.“
Aus diesem Eintrag wird erst dann eine dokumentierte Absage, wenn tatsächlich eine entsprechende Rückmeldung eingeht. Ein späteres Ergebnis wird ergänzt, nicht rückdatiert.
Wie mache ich aus einer unklaren Notiz einen brauchbaren Eintrag?
| Unklare Notiz | Nachvollziehbare Fassung |
|---|---|
| „Praxis voll“ | Datum, angefragte Person, gesuchte Leistung und tatsächlich erhaltene Auskunft ergänzen. |
| „Termin in zwei Wochen“ | Angeben, ob es eine Sprechstunde, Probatorik oder einen fortlaufenden Behandlungsbeginn betrifft. |
| „Keine Antwort = Absage“ | Als „offen, bisher keine Rückmeldung“ führen; später eingehende Antworten mit neuem Datum ergänzen. |
| „Wartezeit etwa ein halbes Jahr“ | Nur so notieren, wenn die Praxis diesen Zeitraum genannt hat; sonst „nicht angegeben“. |
Bewahren Sie Belege getrennt, aber eindeutig zugeordnet auf. Eine einfache Kennung wie „Kontakt 04 - Antwort vom 08.09.“ verbindet die Zeile mit der Nachricht. Die gesamte Krankheitsgeschichte muss dafür nicht im Dateinamen oder im Protokoll stehen.
Wie dokumentiere ich Telefonate und automatische Antworten?
Schreiben Sie einen Gesprächsvermerk möglichst zeitnah. Er sollte die tatsächliche Auskunft wiedergeben, nicht eine rechtliche Schlussfolgerung. Eine schriftliche Bestätigung kann hilfreich sein; ein Anspruch auf ein spezielles Formular wird damit nicht behauptet.
Speichern Sie automatische E-Mails mit Absender und Datum. Unterscheiden Sie eine reine Eingangsbestätigung von einer echten Kapazitätsauskunft. „Ihre Nachricht ist angekommen“ sagt nichts darüber aus, ob die Praxis einen Therapieplatz anbieten kann.
Eine Website-Auskunft ist wiederum eine öffentliche Statusinformation, keine individuelle Rückmeldung auf Ihre Anfrage. Kennzeichnen Sie sie entsprechend und halten Sie fest, wann Sie sie gesehen haben.
Vermittlung und Krankenkassenkontakte ergänzen
Nehmen Sie auch die Kontakte zur Terminservicestelle und zur Krankenkasse auf. Notieren Sie, was Sie angefragt haben, welche Praxis vorgeschlagen wurde und ob dort die benötigte Behandlung angeboten werden konnte. Die DPtV empfiehlt, diese Vermittlungsbemühungen zusammen mit der übrigen Suche zu dokumentieren. [Q09]
Zum Terminservice: 116117 und Psychotherapie: Was kann die Terminservicestelle für mich tun?
Häufige Fragen zum Absageprotokoll
Wie viele Zeilen muss die Liste haben?
Es gibt in § 13 Absatz 3 SGB V keine feste Mindestzahl. Ihre Übersicht sollte die tatsächliche Suche abbilden. [Q01] Warum pauschale Zahlen zu kurz greifen, erklärt Wie viele Absagen braucht man für die Kostenerstattung bei Psychotherapie?.
Muss ich alle E-Mails ausdrucken?
Bewahren Sie die Originalnachrichten nachvollziehbar auf. In welcher Form Sie Nachweise einreichen, stimmen Sie mit der Krankenkasse ab. Ein übersichtliches Anlagenverzeichnis kann die Zuordnung erleichtern; wahllos zusammengestellte Screenshots eher nicht.
Was mache ich, wenn sich eine Kapazität später ändert?
Ergänzen Sie das neue Datum und die neue Auskunft. Die frühere Rückmeldung bleibt eine Information über den damaligen Stand. Überschreiben Sie den Verlauf nicht so, als habe die neue Situation bereits beim ersten Kontakt bestanden.
Was sollte ich vor dem Einreichen kontrollieren?
Prüfen Sie Datum, Terminart und Ergebnis jeder Zeile. Kennzeichnen Sie eigene Gesprächsnotizen als solche und trennen Sie öffentliche Websiteangaben von individuellen Praxisantworten.
Gleichen Sie das Protokoll mit dem Anschreiben ab: Eine im Protokoll offene Anfrage darf dort nicht als endgültige Absage erscheinen. Eine aktuelle Fassung mit zugehörigen Belegen ist hilfreicher als mehrere widersprüchliche Listen.
Mit Psykost den Überblick behalten
Psykost unterstützt Sie dabei, Anfragen und Rückmeldungen strukturiert zu dokumentieren. Prüfen Sie, ob automatisch übernommene Angaben korrekt zugeordnet sind, und ergänzen Sie außerhalb der Plattform geführte Kontakte, soweit die vorgesehenen Funktionen dies ermöglichen.
Ihre Therapieplatzsuche nachvollziehbar organisieren: Psykost für Patient:innen