Welche Unterlagen benötigt eine Privatpraxis für die Kostenerstattung?

Für das Kostenerstattungsverfahren sollten Privatpraxen wiederverwendbare Qualifikationsnachweise von fallbezogenen Kostenangeboten und fachlichen Stellungnahmen trennen. Hinzu kommen Unterlagen der Patient:innen, etwa zur bisherigen Therapieplatzsuche. Eine universell verbindliche Dokumentenliste gibt es hierfür nicht. Die folgende Checkliste zeigt, was einmal vorbereitet werden kann und was vor jedem Versand geprüft werden sollte. [Q01, Q02]

Eine einzige, für sämtliche Krankenkassen und Fälle verbindliche Dokumentenliste ergibt sich aus § 13 Abs. 3 SGB V nicht. Entscheidend sind die Voraussetzungen des konkreten Anspruchs und die Informationen, die zu ihrer Prüfung benötigt werden. [Q01]

Welche Unterlagen sind wiederverwendbar - und welche fallbezogen?

Arbeiten Sie mit Praxisunterlagen, fallbezogenen Unterlagen und den Unterlagen der versicherten Person. Diese Trennung macht deutlich, was die Praxis liefern kann und was nicht aus einem allgemeinen Vorlagenordner stammen darf.

Praxisunterlagen: Qualifikation und Angebot

Hierzu gehören insbesondere Nachweise zur einschlägigen Approbation und Fachkunde beziehungsweise Weiterbildung. § 13 Abs. 3 verweist für psychotherapeutische Leistungen auf die Qualifikationsvoraussetzungen des § 95c. Welcher Nachweisweg einschlägig ist, hängt vom Ausbildungs- und Weiterbildungsweg ab. [Q01, Q02]

Ergänzend kann eine übersichtliche Praxisinformation Verfahren, Altersgruppen, Standort und Kontaktweg erläutern. Ein vorhandener Arztregisterauszug kann die Nachweisführung unterstützen. Vermeiden Sie widersprüchliche Angaben zwischen Profil, Anschreiben und Nachweisen.

Fallbezogene Unterlagen: Angebot, Kosten und fachliche Einschätzung

Ein Kostenvoranschlag muss zum tatsächlich vorgesehenen Leistungsumfang passen. Eine individuelle Behandler:innen-Stellungnahme sollte nur Aussagen enthalten, die fachlich geprüft und im konkreten Fall begründet sind.

Eine allgemeine Erklärung Ihrer Behandlungsbereitschaft ersetzt keinen individuellen Befund. Umgekehrt muss eine reine Verfügbarkeitsbestätigung nicht mit einer ausführlichen Krankheitsgeschichte verbunden werden.

Patientenunterlagen: Suche und vorhandene Befunde

Das Suchprotokoll dokumentiert die Bemühungen der versicherten Person um einen geeigneten Kassenplatz. Das PTV 11 hält Ergebnisse und Empfehlungen aus einer Sprechstunde fest. Diese Dokumente haben andere Funktionen als die Qualifikationsnachweise Ihrer Privatpraxis. [Q08, Q09]

Für Patient:innen eignen sich dazu Therapieplatzsuche dokumentieren: Suchprotokoll mit Vorlage und PTV 11 und Kostenerstattung: Was Patient:innen wissen sollten.

Checkliste für das Unterlagenpaket der Privatpraxis

Die Checkliste ist eine Organisationshilfe, keine pauschale Nachweisanforderung. Für die Organisation Ihrer Praxisunterlagen nutzen Sie Psykost für Psychotherapeut:innen. Die Qualifikationsanforderungen richten sich nach dem einschlägigen Ausbildungsweg; der Umfang weiterer Unterlagen nach dem konkreten Verfahren. [Q01, Q02]

Welche Angaben sollte eine Kapazitätsbestätigung enthalten?

Benennen Sie die Praxis, den Standort und das grundsätzlich mögliche Behandlungsangebot. Ergänzen Sie einen realistischen Zeitraum und das Datum der Auskunft. Machen Sie deutlich, ob eine Aufnahme noch von fachlicher Abklärung, Terminabstimmung und Finanzierungsfragen abhängt.

Muster für eine sachliche Bestätigung

Unsere Privatpraxis [Name, Standort] kann nach aktuellem Kapazitätsstand vom [Datum] grundsätzlich [Behandlungsangebot] ab [Zeitraum] anbieten.

Die konkrete Aufnahme setzt die individuelle fachliche Klärung und Terminvereinbarung voraus. Die Finanzierung im Kostenerstattungsverfahren ist mit der gesetzlichen Krankenkasse zu klären. Eine Kostenübernahme wird durch diese Bestätigung nicht zugesagt.

[Name, Berufsbezeichnung, Datum]

Verwenden Sie „reserviert“ nur, wenn tatsächlich eine entsprechende Vereinbarung besteht. Ein pauschales „sofort verfügbar“ kann rasch veralten und unnötige Rückfragen verursachen.

Was gehört in einen Kostenvoranschlag?

Eine nachvollziehbare Kostenübersicht benennt die vorgesehenen Leistungen, den Umfang, die Abrechnungsgrundlage und die voraussichtlichen Beträge. Erkennbar sein sollte auch, welche Leistungen nicht enthalten sind und wann eine neue Planung erforderlich wäre.

Wenn eine vollständige Erstattung nicht gesichert ist, ist die Information über die voraussichtlichen Kosten in Textform besonders wichtig. Die gesetzliche Informationspflicht und ein verständliches Kostenangebot sollten zusammenpassen. [Q19]

Ein anpassbares Strukturmuster finden Sie in Kostenvoranschlag für Psychotherapie im Kostenerstattungsverfahren.

Was gehört in eine Behandler:innen-Stellungnahme?

Eine Stellungnahme sollte eine konkrete fachliche Frage beantworten. Je nach Fall kann es um die Indikation, die geplante Behandlung oder die zeitliche Erforderlichkeit gehen. Trennen Sie eigene Feststellungen von Angaben, die ausschließlich aus mitgebrachten Unterlagen stammen.

Kein universeller Dringlichkeitsbaustein

Eine Vorlage kann mit Überschriften wie „Anlass“, „Befundgrundlage“, „fachliche Einschätzung“ und „Empfehlung“ arbeiten. Sie sollte aber keine fertige Diagnose oder Dringlichkeitsbehauptung enthalten, die nur noch mit einem Namen versehen wird.

So viel Information wie nötig, nicht so viel wie möglich

Klären Sie den Zweck und die zuständigen Empfänger:innen. Ob Unterlagen an die Krankenkasse, einen begutachtenden Dienst oder über einen besonderen Weg zu übermitteln sind, sollte dem konkreten Verfahren entnommen werden. Sensible Befunde gehören nicht automatisch in jede organisatorische E-Mail. [Q25, Q26]

Wie gehen Sie mit zusätzlichen Anforderungen um?

Bitten Sie bei unklaren Nachforderungen um eine konkrete Benennung des fehlenden Dokuments und der zu klärenden Frage. Prüfen Sie, ob die Information bereits vorliegt oder in einem anderen Dokument enthalten ist.

Eine kurze Ergänzung kann sinnvoller sein als ein komplett neu zusammengestelltes Paket. Halten Sie fest, welche Version wann und an wen versandt wurde. Daraus lässt sich bei weiteren Rückfragen nachvollziehen, worauf die Krankenkasse bereits zugreifen konnte.

Erklären Sie Patient:innen zugleich, welche Ergänzung Sie übernehmen und welche Anfrage sie selbst klären müssen. Die Aufgabenverteilung beschreibt GKV-Patient:innen in der Privatpraxis aufnehmen: Ablauf und Zuständigkeiten.

Wie organisieren Sie Vorlagen und Versionen?

Vergeben Sie eindeutige Dateinamen und einen Stand, beispielsweise „Qualifikation_Name_2026-09“ oder „Kostenvoranschlag_Fallkennung_V02“. Trennen Sie Entwürfe von freigegebenen Dokumenten.

Für wiederkehrende Unterlagen empfiehlt sich eine verantwortliche Person, die Änderungen an Qualifikation, Kontaktdaten und Leistungsangeboten nachhält. Fallbezogene Dokumente sollten vor dem Versand auf Empfänger, Inhalt, Anlagen und Datumsbezug geprüft werden.

Automatisierung mit kontrollierter Freigabe

Automatisch bereitgestellte Stammunterlagen können entlasten. Bei personenbezogenen Befunden und Kostenangeboten sollte der Prozess dagegen sicherstellen, dass die richtige Person das richtige freigegebene Dokument erhält. Eine allgemeine Vorlagenfunktion ersetzt diese Kontrolle nicht.

Wie lassen sich Gesundheitsdaten angemessen übermitteln?

Gesundheitsdaten unterliegen besonderen Datenschutzanforderungen. Bei elektronischer Kommunikation müssen Schutzmaßnahmen dem Risiko entsprechen; die Datenschutzkonferenz beschreibt dafür Anforderungen an sichere E-Mail-Übermittlung. Ein normaler Mailanhang ist nicht automatisch für jedes sensible Dokument geeignet. [Q24, Q25]

Prüfen Sie deshalb die eingesetzten Kommunikationswege und den berechtigten Empfängerkreis. Versand an mehrere Patient:innen in einem offenen Verteiler ist keine geeignete Form der Unterlagenbereitstellung.

Vier Fragen für die letzte Versandkontrolle

Prüfen Sie vor dem Versand, ob die Unterlagen für die richtige Person bestimmt und für den nächsten Schritt geeignet sind:

• Ist die richtige Person als Empfänger:in ausgewählt?
• Ist die Datei inhaltlich freigegeben und aktuell?
• Wird genau diese Information für den nächsten Schritt benötigt?
• Ist der Übermittlungsweg für den Inhalt geeignet?

Versenden Sie erst nach Klärung dieser Fragen. Eine gut sortierte Vorlage schützt nicht davor, versehentlich ein fremdes Falldokument anzuhängen. [Q24, Q25, Q26]

Mit Psykost wiederkehrende Dokumente bereitstellen

Psykost unterstützt Privatpraxen dabei, Qualifikationsnachweise, Kosteninformationen und weitere Unterlagen strukturiert bereitzustellen. Welche Dokumente automatisiert geteilt werden und welche eine individuelle Freigabe brauchen, sollte im Praxisablauf klar geregelt sein.

Die Grundlagen des Anspruchs erläutert Kostenerstattung für Psychotherapie: Voraussetzungen, Ablauf und Antrag. Unterlagen in Ihrer Privatpraxis organisieren: Psykost für Privatpraxen