Kostenvoranschlag für Psychotherapie im Kostenerstattungsverfahren

Ein Kostenvoranschlag für Psychotherapie sollte den geplanten Leistungsabschnitt, die behandelnde Person, die Abrechnungsgrundlage sowie nachvollziehbare Einzel- und Gesamtbeträge benennen. Er dient der Kostenklärung, ist aber keine Zusage der Krankenkasse. Nutzen Sie das Strukturmuster in diesem Artikel und ergänzen Sie nur fachlich geplante, nach der einschlägigen Grundlage berechenbare Leistungen. [Q19, Q20, Q21]

Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt auf der verständlichen Kostenübersicht und dem Abgleich mit einer späteren Zusage. Für das übrige Antragsdossier verwenden Sie den gesonderten Unterlagenratgeber. Verbindliche Gebührenziffern oder pauschale Eurobeträge werden hier nicht vorgegeben.

Welche Aufgabe hat der Kostenvoranschlag?

Die Kostenübersicht übersetzt eine geplante Leistung in nachvollziehbare Angaben. „Psychotherapie nach Bedarf“ genügt dafür als Beschreibung kaum: Ohne Umfang und Preisgrundlage können weder Patient:innen noch die Krankenkasse einschätzen, was tatsächlich beantragt wird.

Klären Sie vor der Erstellung, auf welchen Abschnitt sich das Angebot bezieht. Geht es zunächst um diagnostische beziehungsweise vorbereitende Sitzungen oder bereits um einen weiteren Behandlungsabschnitt? Erfinden Sie keinen festen Gesamtumfang, wenn dieser fachlich noch nicht geplant werden kann.

Kostenvoranschlag und Rechnung unterscheiden

Der Kostenvoranschlag beschreibt erwartete Kosten. Die spätere Rechnung muss die tatsächlich erbrachten und abrechenbaren Leistungen abbilden. Eine geplante Position ist nicht schon deshalb berechnungsfähig, weil sie im Voranschlag stand.

Kostenvoranschlag und Zusage unterscheiden

Vergleichen Sie eine spätere Zusage mit dem Angebot. Eine Genehmigung kann einen bestimmten Umfang oder einzelne Leistungen betreffen. Unklare oder nicht gedeckte Bestandteile sollten vor ihrer Durchführung besprochen werden.

Welche Abrechnungsgrundlage ist relevant?

Für Psychologische Psychotherapeut:innen sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut:innen im Anwendungsbereich der GOP verweist § 1 GOP auf die GOÄ und enthält besondere Vorgaben zur Berechnungsfähigkeit und Analogbewertung. Die konkret anzuwendenden Regelungen müssen zum Berufsstatus und zur Leistung passen. [Q21]

Dieser Artikel gibt deshalb keine pauschalen Gebührenziffern oder verbindlichen Eurobeträge vor. Nutzen Sie für konkrete Positionen aktuelle berufsständische Arbeitshilfen und klären Sie Zweifelsfragen mit der zuständigen Kammer oder fachkundiger Abrechnungsberatung.

Private Abrechnungsempfehlungen sind keine allgemeine GKV-Zusage

Die gemeinsamen Abrechnungsempfehlungen für die private psychotherapeutische Versorgung betreffen insbesondere Privatversicherte und Beihilfeberechtigte. Daraus folgt nicht automatisch, dass jede gesetzliche Krankenkasse sämtliche dort beschriebenen Leistungen im Kostenerstattungsverfahren übernimmt. [Q22, Q23]

Die fachlichen Grundlagen des Erstattungswegs finden Sie in Kostenerstattung in der psychotherapeutischen Privatpraxis: Ablauf und Voraussetzungen; die Gesamtübersicht für Patient:innen in Kostenerstattung für Psychotherapie: Voraussetzungen, Ablauf und Antrag.

Welche Angaben gehören in die Kostenübersicht?

Beginnen Sie mit Praxis, Behandler:in, Berufsbezeichnung, Datum und einer eindeutigen Zuordnung zum Fall. Beschreiben Sie den vorgesehenen Leistungsabschnitt und die verwendete Abrechnungsgrundlage.

Je Leistung sollten Bezeichnung, gegebenenfalls Gebührenposition, vorgesehene Anzahl, Berechnungsmaßstab und Einzel- beziehungsweise Gesamtbetrag nachvollziehbar sein. Geben Sie an, worauf die Planung beruht und welche Annahmen noch nicht abschließend geklärt sind.

Leistungen getrennt aufführen

Vermeiden Sie eine undifferenzierte Gesamtsumme, wenn unterschiedliche Leistungen geplant sind. Vorbereitende Gespräche, diagnostische Leistungen und ein anschließender Behandlungsabschnitt sollten erkennbar auseinandergehalten werden, soweit sie Gegenstand des Angebots sind.

Zusätzliche Leistungen nicht stillschweigend einschließen

Erklären Sie, ob weitere Leistungen außerhalb des Angebots gesondert zu klären sind. Nicht jede Verwaltungstätigkeit ist automatisch abrechenbar. Auch Ausfallhonorare sollten nicht als regulär erstattete Therapiekosten dargestellt werden.

Muster: Wie baue ich den Kostenvoranschlag auf?

Das folgende Muster ist eine Organisationshilfe, keine geprüfte Gebührenvorlage. Die fachliche Planung, Berechnungsfähigkeit und Beträge müssen von der Praxis ergänzt und kontrolliert werden.

Kostenvoranschlag für eine psychotherapeutische Behandlung

Praxis / Behandler:in: [Name, Anschrift, Berufsbezeichnung]

Patient:in / Fallzuordnung: [erforderliche Angaben]

Datum und Version: [Datum, Stand]

Geplanter Leistungsabschnitt: [konkrete Beschreibung]

Verfahren und Setting: [Angaben]

Voraussichtlicher Beginn: [Zeitraum, sofern einschätzbar]

Abrechnungsgrundlage: [einschlägige Grundlage und Vereinbarung]

Hinweise: Die Kostenübersicht beruht auf dem derzeit geplanten Leistungsumfang. Änderungen werden vor der betreffenden Leistung erläutert und gegebenenfalls gesondert vereinbart. Die Erstattung durch die gesetzliche Krankenkasse ist unabhängig von diesem Angebot zu klären.

[Name, Datum und gegebenenfalls Unterschrift der verantwortlichen Person]

Die Tabelle beschreibt eine Struktur. Wiederholen Sie die erforderlichen Leistungszeilen in Ihrem tatsächlichen Angebot; eine einzelne Sammelzeile sollte nicht verschiedene Abrechnungstatbestände verdecken.

Welche Kosteninformation benötigen Patient:innen?

Wenn eine vollständige Übernahme durch einen Dritten nicht gesichert ist, sieht § 630c Abs. 3 BGB unter den dort genannten Voraussetzungen eine vorherige Information in Textform über die voraussichtlichen Kosten vor. Weitere Formanforderungen aus anderen Vorschriften bleiben bestehen. [Q19]

Erläutern Sie deshalb, ob schon vor einer Entscheidung Termine stattfinden sollen und welche Kosten dabei entstehen. Ein Hinweis wie „Sie beantragen das anschließend einfach“ ist keine transparente Erklärung des finanziellen Risikos.

Die Vergütungsvereinbarung nicht mit dem Antrag verwechseln

Der Antrag richtet sich an die Krankenkasse. Die Vereinbarung über private Leistungen betrifft das Verhältnis zwischen Praxis und Patient:in. Stimmen Sie beides verständlich aufeinander ab, ohne eine noch nicht vorliegende Erstattung als sicher darzustellen. [Q20]

Was tun bei Abweichungen in der Zusage?

Prüfen Sie, ob Anzahl, Leistung, Zeitraum und Kostenrahmen mit Ihrem Angebot übereinstimmen. Bei einer Teilzusage oder unklaren Formulierung sollten die offenen Fragen vor dem entsprechenden Behandlungsabschnitt geklärt werden.

Markieren Sie die betroffenen Positionen und formulieren Sie eine gezielte Rückfrage. Eine Differenz sollte weder stillschweigend der Krankenkasse noch ungeklärt den Patient:innen zugerechnet werden. Die vertragliche Vergütung und der Erstattungsanspruch müssen getrennt geprüft werden. [Q19, Q20]

Erstellen Sie bei einer wesentlichen Änderung des Plans eine nachvollziehbar datierte neue Version. Informieren Sie Patient:innen darüber, welche Fassung aktuell ist, damit nicht unterschiedliche Angebote parallel verwendet werden.

Mit Psykost Kostenunterlagen geordnet bereitstellen

Psykost kann die strukturierte Bereitstellung von Kostenvoranschlägen unterstützen. Individuelle Kostenangaben sollten vor dem Teilen auf den richtigen Fall, die aktuelle Planung und die geltenden Abrechnungsgrundlagen geprüft werden.

Die übrigen Praxisunterlagen behandelt Welche Unterlagen benötigt eine Privatpraxis für die Kostenerstattung?. Wiederkehrende Abläufe in Ihrer Privatpraxis vereinfachen: Psykost für Privatpraxen